Archiviazione documentale: cos’è e quali sono i suoi vantaggi
Spesso le aziende che non hanno un sistema elettronico di archiviazione dei file, tendono ad avere documenti sparsi in giro tra PC e cartelline fisiche, senza una minima organizzazione. L’archiviazione documentale, attraverso software appositi, assicura che i tuoi documenti informatici siano mantenuti accessibili ed utilizzabili su tutte le tipologie di terminali.
Avere un’efficace archiviazione e gestione documentale incrementa anche la produttività dell’azienda in quanto va a ridurre notevolmente il tempo dedicato alle ricerche all’interno di svariati archivi dei documenti importanti che ti servono. Oltre alla produttività, incrementa anche la sicurezza dei tuoi file grazie al controllo degli accessi.
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I principali vantaggi di questa organizzazione documentale
I principali vantaggi quindi sono:
- organizzazione: tutta la documentazione di cui hai bisogno in un’unica soluzione;
- comodità del digitale: archivia tutti i tuoi documenti in modo digitale per non avere più la confusione del cartaceo;
- condivisione con gli altri utenti: potrai condividere i file con gli altri colleghi dell’azienda oppure solo a determinati utenti;
- sicurezza: potrai controllare gli accessi ai vari file per tenere sempre tutto sotto controllo.
Cosa si intende per archiviazione documentale?
Con archiviazione documentale si intende l’insieme delle tecnologie, attività e software che assicurano ai tuoi documenti e file di essere gestiti in un’unica soluzione tenendoli sempre accessibili ed utilizzabili dai vari utenti.
Quali sono i metodi di archiviazione?
I metodi di archiviazione sono 3 e sono archiviazione:
- di file: memorizzazione dei singoli file all’interno di cartelle;
- a blocchi: suddivide i file in diversi blocchi per ottimizzare l’archiviazione;
- di oggetti: i documenti invece di essere archiviati come file in cartelle vengono conservati i dati in un pool di archiviazione.
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